Comment bien organiser ses dossiers ?

 
Pour organiser et gérer tous vos dossiers, fichiers et votre courrier de la meilleure des façons, le spécialiste de l’emballage Packdiscount vous propose une bonne sélection de fournitures de bureau. Parmi nos équipements de classement et d'organisation vous pourrez choisir entre plusieurs modèles: la boîte-archives, la caisse de rangement ou caissettes, les trieurs ou entre les porte revues pour organiser tous vos dossiers et fichiers dans un endroit de votre bureau.
Il est maintenant possible d'organiser méticuleusement tous vos dossiers et fichiers, puis de les trouver rapidement, grâce à notre gamme complète d'archivage et de classement. Adapté aux professionnels pour archiver vos documents administratifs et pour les particuliers pour classer tous vos papiers officiels ou personnels, nos fournitures d'organisation vous seront d'une grande nécessité et efficacité. 

Afin de satisfaire tous vos besoins, nous mettons à votre disposition différents supports de classement :

  • Les chemises et pochettes sont utiles pour trier par couleur quelques papiers officiels. Très tendance, la petite pochette ne prend pas de place sur votre espace de travail.
  • Les classeurs permettent de ranger soigneusement plusieurs documents. Il existe différents modèles et dimensions de classeurs. Le classeur est très efficace pour conserver vos contenus et fichiers.
  • L'équipement aménagement consiste à stocker de manière esthétique et tendance vos dossiers sur votre bureau. Découvrez plusieurs types de porte-revues, caissettes à papier et modules de classement. C'est une bonne solution pour aménager et organiser votre bureau. 
  • Les fournitures de classement et organisation sont nécessaires pour archiver tous vos documents et gagner de l'espace. Vous trouverez des boites-archives et des conteneurs en carton. Il s'agit d'une solution facile, économique et écologique pour organiser tous vos dossiers. 

Pourquoi archiver ses documents ? 

Vous ne le savez peut-être pas, mais la conservation des documents relatifs à l'entreprise est une règle et obligation réglementée par l'Etat. Lorsque les documents sont d'ordre administratif ou fiscal, leur durée de conservation peut varier de 10 jusqu'à 30 ans. D'où la nécessité de choisir des fournitures de classement de qualités.
D'autre part, archiver correctement vos dossiers permet de répondre au principe de mémoire et de preuve. Le principe de mémoire permet de maintenir le savoir-faire de l'entreprise, de retrouver facilement un document utile et de le restituer si besoin (gardez toujours une trace sur l’ordinateur ou dans un blog). Le principe de preuve permet de justifier ses engagements, auprès d'un partenaire ou devant un juge, à l'aide de documents à l'appui. Pour les particuliers, le procédé est le même pour vos factures ou documents officiels (gardez des photocopies sur votre ordinateur ou dans un blog). 

Comment bien organiser ses dossiers ?

Nous le savons, l'archivage est une tâche qui occupe un certain temps. Pour cela, Packdiscount s'engage à vous donner quelques conseils simples et astuces pour organiser facilement vos dossiers !  
Etape n°1 : Préparez des pochettes ou des classeurs pour ranger vos documents et fichiers, ainsi que des boites-archives pour archiver vos dossiers.
Etape n°2 : Optez pour la méthode d’identification la plus adaptée, afin de retrouver facilement vos documents. 
Etape n°3 : Regroupez vos documents en dossiers, puis répartissez vos dossiers par catégories. Les boites-archives sont idéales pour archiver tous vos dossiers et fichiers, puis placez les boites dans des conteneurs en carton pour les regrouper. 
Etapes n°4 : Utilisez un code couleur, pour désigner le nom de vos dossiers sur votre boite-archive ou votre caisse de rangement et, les distinguer plus facilement.

Notre conseil supplémentaire ? Organisez correctement vos documents au quotidien, puis archivez vos dossiers dans les caisses de classement à chaque fin d'année.

Retrouvez aussi nos guides d'utilisation : 
Archivage et classement : tout pour organiser les bureaux